26.09.07

Относительно порядка исправления ошибки, связанной с неверным начислением фонда оплаты труда

Нормативная база:

1. Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» №1058-IV от 09.07.2003г., с изменениями и дополнениями (далее – Закон №1058);
2. Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании от несчастного случая на производстве и профессионального заболевания, повлекших за собой потерю трудоспособности» №1105-XIV от 23.09.1999г., с изменениями и дополнениями (далее – Закон №1105);
3. Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением» №2240-Ш от 18.01.2001г., с изменениями и дополнениями (далее – Закон №2240);
4. Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании на случай безработицы» №1533-Ш от 02.03.2000г., с изменениями и дополнениями (далее – Закон №1533);
5. Инструкция о порядке перечисления, учета и расходования страховых средств Фонда социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины, утвержденная постановлением Правления Фонда от 20.04.2001г. №12, с изменениями и дополнениями (далее – Инструкция №12);
6. Порядок исправления ошибок прошлых отчетных периодов в отчетности страховщиков, утвержденный постановлением Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 25.12.2003г. №123, с изменениями и дополнениями (далее – Порядок №123);
7. Инструкция о порядке исчисления и уплаты взносов на общеобязательное государственное социальное страхование на случай безработицы и учета их поступления в Фонд общеобязательного государственного страхования Украины на случай безработицы, утвержденная приказом Минтруда от 18.12.2000г. №339, с изменениями и дополнениями (далее – Инструкция №339);
8. Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением Пенсионного фонда от19.12.2003г. №21-1, с изменениями и дополнениями (далее – Инструкция №21-1);
9. Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004г. №5 (далее – Инструкция №5);
10. Приказ ГНАУ от 29.09.2003г. №451 «Об утверждении формы налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного из них налога (ф.№1ДФ) и Порядка заполнения и предоставления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного из них налога», с изменениями и дополнениями (далее – Приказ №451);
11. Положение (стандарт) бухгалтерского учета 6 «Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах», утвержденного Приказом Минфина от 28.05.1999г. №137, с изменениями и дополнениями (дате – П(С)БУ6).

В соответствие с п.п.1.6.2 п.1.6 ст.1 Инструкции №5 в случае если фонд оплаты труда начисляется за предыдущий месяц, в частности в связи с уточнением количества отработанного времени, выявлением ошибок, они отражаются в фонде оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления.

В соответствие с п.9 Методических рекомендаций по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом МФУ от 29.12.2000г. №356, для исправления ошибки необходимо оформить бухгалтерскую справку, в которой указать период выявления ошибки, содержание ошибки, корреспонденцию счетов, которой проводится исправление ошибки, дату составления бухгалтерской справки. Справка подписывается руководителем и главным бухгалтером и удостоверяется печатью.

Инструкцией о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций, утвержденной приказом Минфина от 30.11.1999г. №291 предусмотрено, что исправление ошибок за прошлый год, обнаруженных в текущем году, в соответствие с П(С)БУ 6 отражаются корреспонденцией счета 44 «Нераспределенные прибыли (непокрытые убытки)» со счетами бухгалтерского учета соответствующих объектов классов 1-6.

Пример. В мае 2007 года обнаружено, что в ноябре 2006 года работнику излишне начислена премия в сумме 200грн. При этом начисленный доход в виде заработной платы за ноябрь составил 1000,0грн. Для наглядности все расчеты приведем в таблице 1.

Таблица 1 (грн.)

Пример корректирующих записей на счетах бухгалтерского учета приведено в образце 1.

Образец 1

Исправление ошибок в Расчетной ведомости

в Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве (ФСС НСП)

Согласно разъяснениям, предоставленным в письме ФСС НСП от 08.08.2005г. №115-07-5, в случае когда страхователь самостоятельно выявил ошибку при начислении заработной платы, которая отражена в уже поданном ранее отчете за прошлый отчетный период, то ему необходимо одновременно с подачей отчетности в следующем отчетном периоде подать корректирующий отчет (Расчетную ведомость) за прошлый период 2006 года, подписанный руководителем и главным бухгалтером и заверенный печатью. В данном корректирующем отчете отражается правильно начисленная общая сумма выплат, на которую начисляются страховые взносы в Фонд.

Для исправления ошибок прошлых периодов текущего года согласно рекомендациям, приведенным в письме ФСС НСП от 03.05.2006г. №330-07-3, необходимо осуществлять корректировку показателя соответствующей строки Расчетной ведомости в отчетном периоде того месяца, в котором выявлена ошибка.

Вместе с корректирующим отчетом (Расчетной ведомостью) за прошлый период 2006 года страхователь предоставляет бухгалтерскую справку о проведенных корректировках.

Согласно п.7.10 Инструкции №12 суммы излишне уплаченных или ошибочно уплаченных страховых взносов, прочих платежей возвращаются страхователям по их заявлению после получения Расчетной ведомости, предоставляемой по установленной форме, и после проверки правильности начисления и перечисления страховых взносов и составления акта по результатам такой проверки, или с их согласия зачисляются в счет будущих платежей страховых взносов.

Исправление ошибок в Расчетной ведомости

в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности (ФСС ВПТ)

В соответствие с п.3 Порядка №123 страхователи должны принять безотлагательные меры по исправлению ошибок, самостоятельно выявленных до начала проверки, путем письменного уведомления о факте и содержании ошибок рабочего органа Фонда по месту регистрации и одновременного предоставления расчета сумм доначисленных (уменьшенных) взносов.

Согласно п.10 Порядка № 123 ошибки прошлых лет, касающиеся финансовых показателей (о доначисленных или начисленных ошибочно суммах страховых взносов, страховых взносах, доначисленных в результате излишне начисленных ранее сумм помощи и т.п.), в отчетности отображаются в строке 3 таблицы 3 формы Ф4-ФСС с ТВП.

Дополнительно в рабочий орган Фонда до подачи самого отчета Ф4-ФСС з ТВП подается следующий пакет документов:

- уведомление о факте выявления ошибок (образец 2), в котором отражаются причины возникновения ошибок. Уведомление составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером, заверяется печатью. Оно сохраняется в рабочем органе Фонда вместе с отчетом страхователя за тот квартал, в котором получено.

- экземпляр бухгалтерской справки (образец 1), в которой отражен расчет исправления ошибки.

Образец 2

Исправление ошибок в Расчетной ведомости

в Фонд социального страхования на случай безработицы

Если плательщик страховых взносов в Фонд занятости допустил в Расчетной ведомости ошибки за прошлые отчетные периоды и выявил их в будущих периодах, то он должен:

- откорректировать такие показатели в соответствующих строках в Расчетной ведомости за следующий отчетный период;

- сообщить специалистам центра занятости, в котором он находится на учете, о факте исправления самостоятельно выявленной ошибки. Требования к форме такого уведомления законодательно не установлены. Образец уведомления приведен ниже.

Образец 3

Кроме того, если плательщик действительно имеет переплату в Фонд по страховым взносам, то в соответствие с п.5.13 Инструкции №339, суммы излишне уплаченных или ошибочно уплаченных страховых взносов возвращаются плательщику в 15-дневной срок или по его согласию засчитываются в счет будущих платежей страховых взносов.

Исправление ошибок в Приложении 23 Расчет суммы страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование

В Приложении 23 к Инструкции №21-1 «Расчет суммы страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование» предусмотрены соответствующие строки для отражения исправлений по взносам при подаче отчета за отчетный период. Это строки 6 и 7 в разделе I, в которых указываются исправления в период с 01.01.2004г.

Поскольку исправление ошибки в рассматриваемом случае привело к уменьшению взносов в Пенсионный фонд, то при подаче отчета за май 2007 года образец заполнения строки 7 Приложения 23 в Пенсионный фонд будет выглядеть следующим образом:

Образец 4

Исправление ошибок в форме №1ДФ

В случае если в расчет по форме №1ДФ включены неверные данные о доходе, начисленном (выплаченном) в отчетном периоде, а также сумме удержанного из этого дохода НДФЛ, то исправить такую ошибку можно путем подачи уточняющего расчета за тот период, за который выявлены ошибки.

На каждое исправление данных, искаженных в предыдущих отчетах полностью заполняются две строки, одна из которых содержит неверную информацию, указанную в предыдущих отчетах, а вторая – верную. В первой строке в графе 9 «Ознака доходу» указывается «1» - строка, данные которой исключаются, а во второй – «0» - строка, данные по которой вводятся.

Заполняя шапку расчета необходимо поставить отметку «Х» в клетке «Уточняющий». Также необходимо дополнительно к ранее указанным данным заполнить две новые строки расчета по каждому работнику, по которому проводятся исправления. По условиям нашего примера образец заполнения этих дополнительных строк будет выглядеть следующим образом:

Образец 5

Исправление ошибок в финансовой отчетности

В соответствие с п.4 П(С)БУ 6 ошибки, допущенные при составлении финансовых отчетов в предыдущие годы, исправляются путем корректировки сальдо нераспределенной прибыли на начало отчетного года, если такие ошибки влияют на величину нераспределенной прибыли (непокрытого убытка). При этом согласно п.5 П(СБУ 6 исправление ошибок, относящихся к предыдущим годам, требует повторного отражения соответствующе сравнительной информации в финансовой отчетности.

В рассматриваемой ситуации излишне начисленная премия касается нераспределенной прибыли (непокрытого убытка), так как за прошлый год завышены расходы по заработной плате, что привело к завышению себестоимости реализованной продукции (суммы административных расходов).

Следовательно, те формы финансовой отчетности, показатели которых затрагиваются такой ошибкой, в частности баланс и отчет и финансовых результатах. должны быть исправлены, и на переписанной форме можно написать «Исправленный».

 Исправление ошибок в декларации по налогу на прибыль

В соответствие с п.5.6.1 п.5.6 и п.5.7 ст.5 Закона о прибыли к составу валовых расходов относятся расходы плательщика налога на оплату труда физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким плательщиком налога, которые включают расходы на выплату основной и дополнительной заработной платы, других видов поощрений и выплат…, а также суммы сбора на обязательное государственное пенсионное страхование и взносов на общеобязательное государственное социальное страхование, начисленные на такие расходы на оплату труда, в размерах и порядке установленных законом.

Если плательщик налога самостоятельно выявляет ошибки, содержащиеся в ранее предоставленной декларации, то ему необходимо указать уточненные показатели в составе налоговой декларации за любой следующий налоговый период, на протяжении которого такие ошибки были выявлены.

По условиям нашего примера такая корректировка валовых расходов должна быть проведена по строке 05.2 «Самостоятельно выявленные ошибки по результатам прошлых налоговых периодов» декларации по налогу на прибыль за 1 полугодие 2007 года в сумме «-277грн.».

При этом, поскольку данная ошибка привела к занижению суммы налога на прибыль необходимо начислить и уплатить 5% штраф на сумму недоплаты, который отображается по строке 22 «Сумма штрафа, самостоятельно начисленного в связи с исправлением ошибок». По условиям примера сумма штрафа составляет 3грн.

Таким образом, можно сделать вывод, что рассмотренный выше вариант исправления допущенной ошибки довольно трудоемкий и требует проведения большого количества исправлений. При этом на практике возможно недопонимание со стороны налоговых органов и органов социального страхования при подаче уточняющих расчетов с уменьшением сумм взносов.

По нашему мнению, можно воспользоваться следующим методом возврата денежных средств излишне выплаченных работникам.

Действующим законодательством не определен механизм удержания излишне начисленной заработной платы работнику. При условии, что работник работает и получает заработную плату в текущем периоде, мы рекомендуем поступить следующим образом. Поскольку акт по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности подразделения, в котором зафиксирована данная ошибка, оформлен в текущем месяце (май 2007 года), то в ведомости на выплату заработной платы за май 2007 года провести корректировку излишне начисленной суммы путем уменьшения заработной платы за текущий период.

Удержание и начисление осуществить исходя из начисленной суммы (за текущий период) за минусом суммы, на которую проведена корректировка. Соответственно не возникает необходимость корректировать и подавать уточняющие расчеты в фонды социального страхования.

При этом необходимо отметить, если излишне начисленная сумма заработной платы превышает 20% начисленной заработной платы в текущем периоде (в соответствии с частью второй ст.26 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.1995г. №108/95-ВР при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать двадцати процентов), то целесообразно такое удержание осуществлять частями за несколько месяцев, соблюдая предел в 20% начисленной зарплаты.

 Аудитор                                                                                                       А.Петракова