Порядок хранения документов в учреждениях независимо от форм собственности определен «Правилами работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 N 16 (далее – Правила № 16). В соответствии с подпунктом 3.3.1 Правил № 16 документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив учреждения хранятся по месту формирования дел согласно утвержденной номенклатуре.

В разделе 4 «Учет и отчетность» Перечня № 41 содержится исчерпывающий перечень документов относительно которых установлен трехлетний срок хранения. В этот перечень включены первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табеля, акты о приемки, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.); учетные регистры (главная книга, журналы, разработочные таблицы и др.); корешки, копии ордеров, счетов, фактур, накладных, квитанций, чековых книжек; реестры счетов к оплате.

Также в соответствии с Дополнениями к Перечню № 41, утвержденных приказом Госкомархива Украины от 26.11.2001г. № 93 (далее - Перечень № 93) вышеприведенный список дополнен налоговыми накладными; первичными бухгалтерскими документами и приложения к ним по экспертно-импортным операциям; документами (акты, про­центовки, справки, счета) о приеме выполненных работ и др. Указанные выше Перечни содержат примечания конкретизирующие сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания носят следующий характер: «документы хранятся 3 года при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законода­тельства. В случае возникновения разногласий, споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения». Документы, проверенные налоговыми органа­ми, не могут быть уничтожены ранее установлен­ных для них сроков хранения.

Отметим, что сроки хранения документов, определенные Перечнем № 41, являются минимальными, их нельзя сокращать ( п. 2.11 Перечня № 41).

Документы, по которым истек срок хранения, предусмотренный Перечнем № 41, могут быть уничтожены. Однако при этом необходимо соблюсти определенную процедуру, предшествующую их уничтожению, которая установлена Правилами № 16. Уничтожение документов, срок хранения которых истек и которые не подлежат обязательной передаче в архив, должно происходить по согласованию с государственными архивными учреждениями.

В соответствии с Постановлением КМУ от 08.08.2007, № 1004 «О проведении экспертизы ценности документов» на предприятиях независимо от форм собственности создаются экспертные комиссии. Заданием экспертных комиссий является организация и проведение экспертизы ценности документов, которые созданы в делопроизводстве юридического лица. Руководитель предприятия своим приказом утверждает Положение об экспертной комиссии предприятия. Этим же приказом утверждается состав экспертной комиссии, в который включаются руководители службы делопроизводства и архивного подразделения а также работники других структурных подразделений.

В соответствии с п.п. 4.5.6. Правил № 16 отбор документов, сроки хранения которых закончились, и составление акта об изъятии этих документов для уничтожения осуществляется экспертной комиссией предприятия после создания сводных описей дел предприятия за соответствующий период. Акт об изъятии документов для уничтожения рассматривается экспертной комиссией предприятия одновременно со сводными описями. Решение экспертной комиссии предприятия оформляется протоколом. Одобренные экспертной комиссией акты подаются на согласование соответствующему государственному архиву. Затем акт об изъятии для уничтожения документов утверждает руководитель предприятия, и только после этого предприятие имеет право уничтожить документы. Таким образом, без согласования акта соответствующим государственным архивом уничтожать документы нельзя.

Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты документы передаются организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес макулатуры, сданной на переработку. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указывается в актах об изъятии документов к уничтожению. Акты помещаются в дело архивного фонда и хранятся в архиве предприятия.

Если объем дел, изъятых для уничтожения, не большой, они могут быть сожжены, о чем в акте делается отметка.

В заключении отметим, что у предприятий, которым покажется обременительными требования к хранению документов, есть возможность обратиться в государственные архивные учреждения с целью получения платных услуг.

Юрисконсульт                                                 М.Супотян