24.11.2009

Нормативная база:

1. Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР (далее – Закон о прибыли);
2. Закон Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV (далее – Закон № 889);
3. Положение (стандарт) бухгалтерского учета № 16 «Расходы», утвержденный приказом МФУ от 31.12.1999 г. № 318 (далее – П(С)БУ 16);
4. Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.1998 г. № 59 (далее – Инструкция № 59);
5. Инструкция по статистике заработной платы утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5 (далее – Инструкция № 5)

Предприятие в 2008 году заплатило авиа- компаниям за авиабилеты работникам, направленным в командировки для выполнения служебных поручений. В учете сделана проводка: Д-т 631 К-т 311. Оригиналы первичных документов в бухгалтерию предприятия не предоставлены.

1. Бухгалтерский учет.

Расходы на командировки в соответствии с П(С)БУ 16 включаются в состав общепроизводственных расходов (персонал цехов) (91 балансовый счет); административных (персонал аппарата управления) (92 балансовый счет); расходов на сбыт (работников отдела сбыта) (93 счет) либо прочих операционных расходов (94 счет).

Согласно п. 6 П(С)БУ 16 расходы должны быть достоверно оценены. Т.е. подтверждены первичными документами.

Согласно п. 1.6 Инструкции № 59 предприятие возмещает фактические расходы направленным в командировку работникам на проживание, питание, включенное в счет гостиницы за проживание, проезд (в том числе по месту командировки), услуги связи, ГСМ при направлении в командировку на служебном автомобиле и другие расходы только при наличии подтверждающих документов в оригинале.

Разрешение (согласие) руководителя предприятия на возмещение затрат сверх установленных норм оформляется письменно в произвольной форме. (п. 1.19 Инструкции № 59).

Поскольку затраты на авиабилеты понесены предприятием и требования о возврате стоимости билетов предприятие работнику не предъявило, необходимо письменное оформление разрешения руководителя о возмещении указанных расходов без наличия подтверждающих документов.

Так как фактические затраты на проезд были понесены в 2008 году, что косвенно подтверждается командировочным удостоверением, документами о проживании, счетами авиакомпаний, следовало отразить данные суммы в составе расходов предприятия (ввиду отсутствия билетов предпочтительнее было использовать 94 балансовый счет). Учитывая то обстоятельство, что расходы 2008 года нашли отражение в составе финансовых результатов (79 счет) и нераспределенной прибыли (убытке) (44 счет) по результатам деятельности за 2008 год, исправление в 2009 году необходимо проводить путем корректировки сальдо нераспределенной прибыли (убытка) (44 счет) на начало 2009 года.

Таким образом, списание остатка по Д-ту 631 счета осуществляется проводкой:

Д-т 44 К-т 631.

Налог с доходов физических лиц

Вопрос относительно налогообложения средств, имеющих характер командировочных расходов, подачи отчетности по израсходованным средствам, предоставленным на командировку или под отчет, регламентируется пп. 4.3.2 ст. 4 и п. 9.10 ст. 9 Закона № 889.

Так, согласно пп. 4.3.2 ст. 4 Закона № 889 в состав общего месячного или годового налогооблагаемого дохода плательщика налога не включаются суммы средств, полученных на командировку или под отчет, с учетом норм п. 9.10 ст. 9 этого Закона.

В свою очередь, нормами п. 9.10 ст. 9 Закона № 889 установлено, что состав командировочных расходов регламентируется пп. 5.4.8 ст. 5 Закона о прибыли.

В соответствии с пп. 5.4.8 Закона о прибыли командировочными расходами,  в том числе, являются (в пределах фактических расходов): расходы на проезд (включая перевозку багажа) к месту командировки, назад и по месту командировки, оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях), …, другие документально оформленные расходы.

Пунктом 1.6 Инструкции № 59 установлено: предприятие возмещает фактические расходы направленным в командировку работникам на проживание, питание, включенное в счет гостиницы за проживание, проезд (в том числе по месту командировки), услуги связи, ГСМ при направлении в командировку на служебном автомобиле и другие расходы только при наличии подтверждающих документов в оригинале.

Аналогичные требования к подтверждению командировочных расходов содержит пп. 9.10.2 Закона № 889, в соответствии с которым Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, подается работником в установленные сроки вместе с документами в оригинале, подтверждающими понесенные расходы.

Согласно п. 3.15 Инструкции № 5 не подлежат включению в фонд оплаты труда расходы, связанные с проездом, проживанием и другие расходы, понесенные в командировке и подтвержденные первичными документами.

При отсутствии документов в оригинале предприятие может по решению руководителя возместить работнику понесенные расходы. Такое возмещение с точки зрения Закона № 889 подпадает под определение «дополнительное благо от работодателя» и подлежит включению в совокупный налогооблагаемый доход на основании пп. «г» пп. 4.2.9 ст. 4 Закона № 889 с применением «натурального» коэффициента.

Кроме того, указанные суммы дополнительного блага как компенсационные, не предусмотренные актами действующего законодательства, подлежат включению в фонд оплаты труда и являются базой для начисления взносов в фонды социального, в том числе пенсионного, страхования (п. 2.3 Инструкции № 5).

Отсутствие оригиналов первичных документов не позволяет включить стоимость авиабилетов в состав валовых расходов (п.п. 5.4.8 Закона о прибыли).

С уважением,

Аудитор                                                                                                                   А.Н.Ребенко